Jeder, der schon einmal mit einem defekten Bürogerät zu tun hatte, kann Ihnen sagen, dass es Ihren Arbeitsalltag erheblich beeinträchtigen kann. Es kann auch zu kostspieligen Reparaturen und einem Produktivitätsverlust führen. Hier ist die gute Nachricht: Viele dieser Probleme können durch ein wenig vorbeugende Wartung und Pflege verhindert werden.
Der beste Weg, um den reibungslosen Betrieb Ihrer Bürogeräte zu gewährleisten, ist die regelmäßige Reinigung und Wartung. Diese Maßnahmen verhindern nicht nur teure Reparaturrechnungen, sondern tragen auch dazu bei, dass Ihre Maschinen länger halten und besser funktionieren. Erstellen Sie zunächst eine Liste der gängigsten Arten von Bürogeräten und entscheiden Sie, wie oft jede einzelne gereinigt oder gewartet werden sollte. Entwickeln Sie anschließend einen Zeitplan für diese Aufgaben und teilen Sie ihn mit Ihrem Team. Vielleicht möchten Sie sogar darüber nachdenken, einen Mitarbeiter mit der Verwaltung dieser Aufgaben zu beauftragen oder die Hilfe eines professionellen Wartungsunternehmens in Anspruch zu nehmen.
Drucker, Scanner und Multifunktionskopierer sind im Laufe des Tages einer hohen Belastung ausgesetzt. Dies kann dazu führen, dass sie kaputt gehen, überhitzen oder es zu häufigen Papierstaus kommt. Um diese frustrierenden Probleme zu vermeiden, überprüfen und füllen Sie regelmäßig die Tinte oder den Toner Ihres Geräts auf, reinigen Sie es regelmäßig mit einem weichen Tuch und einem Druckluftspray und führen Sie monatliche Tests durch, um sicherzustellen, dass der Motor ordnungsgemäß funktioniert.
Computer und Monitore sollten mit den neuesten Software- und Hardware-Updates aktualisiert werden, um die Leistung zu verbessern und die Sicherheit zu gewährleisten. Dies kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, es ist jedoch notwendig, Ihre Büroausrüstung auf dem neuesten Stand zu halten. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Internetverbindung einwandfrei funktioniert und dass alle Steckdosen frei von Abnutzungserscheinungen sind.
Wenn Sie nach einer einfachen und kostengünstigen Möglichkeit suchen, hartnäckige Flecken oder schwarze Flecken von Ihren Bürogeräten zu entfernen, versuchen Sie es mit einem Magic Eraser(r). Sprühen Sie einfach ein wenig des entfettenden Reinigers auf ein feuchtes Tuch und reiben Sie es ein. Dies kann besonders effektiv bei Bürokopierern, Druckern und Computern sein, bei denen häufig die Ein-/Aus-Tasten oder Griffe der Papierschublade berührt werden.
Ein weiterer wichtiger Tipp für die Wartung Ihrer Bürogeräte besteht darin, auf Warnmeldungen zu achten und die Anweisungen auf dem Bedienfeld jedes Geräts zu befolgen. Viele der Probleme, die eine Reparatur von Bürogeräten erfordern, werden durch ignorierte Warnleuchten und Wartungsanzeigen verursacht. Dadurch können Sie auch Geld bei Serviceeinsätzen sparen, da viele Reparaturunternehmen für Bürogeräte auf die Arbeitskosten für ein diagnostiziertes Problem verzichten.
Es ist außerdem wichtig, Bürogeräte in einer trockenen Umgebung aufzubewahren und hochwertiges Papier zu verwenden, da es weniger Staub und Schmutz erzeugt als minderwertiges Papier. Vermeiden Sie außerdem, das Papierfach zu überfüllen und es nicht in direktem Sonnenlicht aufzubewahren. Dadurch wird verhindert, dass Ihre Drucker und Kopierer Papierstaus verursachen.
Wenn Sie diese einfachen Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Bürogeräte immer ordnungsgemäß funktionieren. Dadurch können Ihre Mitarbeiter mehr Zeit mit ihrer Arbeit verbringen und müssen sich weniger mit Technologieproblemen befassen.